結論から言うと、失敗しないメールの書き方・送り方のコツは、「メール送信前の見直し・読み直し」と「メールソフト搭載機能の活用」の2点です。
特に、注意力散漫でケアレスミスが多い悩みや苦手意識をもつ方にとっては、効果抜群の対策になることでしょう。
どんなに些細なミスでも、何度も続けば信頼を失い、「あの担当者、変えてほしい」「もう取引しない」と言われかねません。
そこで本記事では、ミス・間違い防止に特化した「ビジネスメールの書き方・送り方」について、具体的にお伝えしていきます。
ビジネスメールの書き方・送り方の基本マナー
社会人としてメールを送る大前提として、最低限守るべきビジネスマナー（注意点）は、主に3つあります。
マナー[1] 書き出しと締めに挨拶を添える
ビジネスメールは、ビジネスチャット（SlackやChatwork）とは違い、メール冒頭の「書き出し」とメール末尾の「締め」に一言挨拶を添えるのが、基本マナーになります。
- 【例文】書き出しの言葉
「いつもお世話になっております。株式会社ツギノテの〇〇です」
※挨拶＋会社名・名前
- 【例文】締めの言葉
「お忙しいところ恐れ入りますが、今度とも、よろしくお願いいたします」
マナー[2] 正しいビジネス敬語を使う
社会人になったら、学生言葉（学生の言葉遣い）を卒業して、正しいビジネス敬語の使い方をマスターする必要があります。
たとえば「了解です」という言葉は、学生同士の会話なら問題ないかもしれませんが、ビジネスシーンの会話になると「承知しました」とするのが基本マナーです。
また相手の会社を表す言葉は、口頭では「御社」、文章（メールやチャット）では「貴社」とする、ややこしいルールがあります。
もっと言えば、社外の顧客にメールを送るときには、たとえ上司であっても敬称（〇〇課長や〇〇さん）をつけるのはNGで、会社内部の人間は呼び捨てにするのがビジネスマナーです。
マナー[3] 用件はメール件名に明記する
メールの件名で、大まかな用件がわかるように書くのが、相手に対する配慮になります。
なんの用件かわからないようなメールを送ると、お取り込み中にいちいちメール内容を確認させることになり、時間泥棒になりかねません。
- 【NG例】メール用件が不明確
「プレゼン資料について」「お打ち合わせの件」
- 【OK例】メール用件が明確
「プレゼン資料の内容確認のお願い」「お打ち合わせ日程調整のお礼」
ちなみに、メール件名に、「すみつきかっこ」を記載する方法も有効になります。
たとえば、件名の頭に【ご報告】【ご相談】【日程調整のお願い】などと書くやり方です。
ビジネスメールの書き方・送り方のミス防止対策
ビジネスメールの書き方・送り方で、よくあるミスの防止対策は主に4つあります。
対策[1] 文字入力のミス・間違い
誤字脱字・入力ミス（桁間違いなど）・変換ミスといった、文字入力のケアレスミスは、非常によくある間違いになります。
対策としては、とにもかくにも、自分で書いた文章を自分で読み直すことです。
メールソフトの校正・校閲機能を使うという方法もありますが、AIの精度も完ぺきではないため、目視チェックは欠かせません。
対策[2] 宛先・宛名のミス・間違い防止
宛先（メールアドレス）・宛名（人の名前や会社名）を間違えると、大きなトラブルにつながったり、失礼な印象を与えたりします。
宛先（メールアドレス）間違いの対策は、「メールアドレスに表示される名前」と「メール本文冒頭に記載した名前」に不一致が生じていないか、確認することです。
宛名（人の名前や会社名）間違いの対策は、先方のメールや公式サイトで、人物名や会社名をコピー＆ペースト（コピペ）することです。
とりわけ間違えやすい名前・会社名の例としては、「小坂／小阪」「菊池／菊地」「キャノンではなくキヤノン」 などが挙げられます。
対策[3] メール内容のミス・間違い防止
メール内容のミス・間違いとしては、伝えるべきことを伝えていない「記載漏れ」や、言葉足らずによる「情報伝達ミス」などが挙げられます。
「記載漏れ」の対策は、Excelやスプレッドシートでチェックリストを作成して、毎回確認するのがおすすめです。
新人・新入社員の方は、作成したチェックリストを上司に見てもらうと、よいでしょう。
「情報伝達ミス」の対策は、“曖昧な言葉”が原因になることが多いため、なるべく“具体的な言葉”に置き換えることが大切です。
たとえば「昼食後、最寄り駅に集合」ではなく「13時、銀座駅に集合」という書き方すれば、複数の解釈ができなくなり、行き違いが生じません。
対策[4] 添付ファイルのミス・間違い防止
たとえば見積書送付のメールで、見積書のPDFファイルが添付されていなかったり、他社の見積書を送付してしまったりすることがあります。
添付ファイル間違いの防止対策としては、以下の2つが効果てきめんです。
- 本文を書く前に、必要なファイルを添付する
- メール送信前に、添付ファイルをプレビュー確認する
ビジネスメールの書き方・送り方のコツ
たとえメールの書き方・送り方にミスや間違いがなくても、文章の内容が理解できなかったり、うまく読めなかったりしたら本末転倒です。
そこで、ビジネスメールの書き方・送り方のコツについても、3つご紹介しておきます。
コツ[1] 主張・内容を一言で表す
伝わらないメールは、書き手の主張・内容が一言にまとめられていないことが、圧倒的に多いです。
「結局、何が言いたいの？」「私は何をすればいいの？」といった書き方になっています。
対策としては、「結論から申し上げますと」「先に結論を言いますと」といったフレーズを使って書くことが効果的です。
どうしても一言で表すのが難しい場合は、せめて「報告／依頼／相談／挨拶／お礼」などのカテゴリーは何か、すぐわかるように書きましょう。
コツ[2] 質問にはしっかり回答する
メール返信をする際、「質問の回答になってない」または「回答漏れがある」と、相手は無視されたような気持ちになってしまいます。
質問の回答になってない問題の対策としては、質問の意味を理解していない状態で回答しないことです。
どうしても理解できないケースは「こういうことで、よろしいでしょうか？」と聞き返す必要があります。
回答漏れ対策としては、質問の個数を数えて、その個数ぶんの回答番号を振って答えることです。
もし相手が質問番号を振っていたら、その番号にリンク（連動）させて回答します。
コツ[3] 見た目を読みやすく整える
メールの見た目を整えるには、「改行」や「箇条書き」を有効活用することです。
このビジュアル改善については、メールの書き方が上手な上司や先輩社員のまねをすることが、一番早いと思います。
「この書き方は見やすいな！」と思うメールが送られてきたら、メモ帳などに保存して、見返せるようにしておくのがおすすめです。
お手本となるメールを見つけたら、「改行」や「箇条書き」の使い方を参考にして書いてみましょう。
ビジネスメールソフト搭載機能を使った書き方・送り方
どうしても注意力散漫でうっかりミスがなくならない場合、テクノロジーの力を借りるのも1つの手です。
あくまでも小手先のテクニックですが、以下の3つのメールソフト搭載機能を活用すると、ミス防止につながります。
ソフト[1] 校正・校閲機能
誤字脱字や変換ミスが多い方は、メールソフトの校正・校閲機能を活用するのがおすすめです。
なお個人情報の漏洩リスクの観点から、ChatGPTやMicrosoft Copilot（コパイロット）といった生成AIに、校正&校閲してもらうのは避けたほうがよいでしょう。
ソフト[2] テンプレート（定型文）機能
メールを大量に送信する方は、テンプレート（定型文）機能を活用するのがおすすめです。
なるべくタイピングせず文字入力することで、うっかりミスを減らすというアプローチになります。
ちなみに、よく使う言葉を単語登録しておくという方法でも、代替可能です。
ソフト[3] 送信予約（時間指定送信）機能
メール送信を忘れがちな方には、メールソフトの送信予約（時間指定送信）機能の活用がおすすめです。
なおGmailで予約送信しても、基本的に相手にバレることはありません。
ビジネスメールの書き方・送り方まとめ
ビジネスメールは、新入社員にとって初めての挑戦かもしれませんが、基本的なマナーや書き方を把握し、注意深く送信前のチェックを行うことで、ミスを減らすことができます。
挨拶の付け方、正しい敬語の使用、メールの件名の明記などの基本的なビジネスマナーは、相手に対する敬意を示し、スムーズなコミュニケーションを促進します。
さらに、テクノロジーを上手に活用し、見直しや校正機能を駆使することで、入力ミスや情報の記載漏れを防ぐことが可能です。
文章が読みやすく、一目で内容が把握できるように心がけることも重要です。
これらのポイントを心に留め、実践することで、新入社員の皆さんはビジネスメールを使った効果的なコミュニケーションができるようになるでしょう。
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