「面接にお越しいただきたく、ご連絡をさせていただきました」
頑張って求職活動しているなか、この面接通知はとても嬉しいものですよね。
ただ返信方法を一歩間違えると悪い印象を与えてしまい、不採用に一歩近づいてしまうことも……。せっかく一生懸命就職活動をやって、面接までこぎつけたのに、自分で首を絞めつけることになります。
そこで今回は、返信ミスを防止し素早く丁寧な対応ができるように、用途別返信テンプレートをご用意しました。
返信のポイントもご紹介しているので、実際に活用してみてください。
面接通知について
面接通知とは、企業が求職者に対して面接をしたいと感じた際に、「私はあなたと面接をしたいです」と意思表示をするものです。通知手段としては、メールないし電話が多いでしょう。
この面接通知を通じて、面接の場所や日時など、面接を受けるために必要な情報が伝達されます。企業側が細かいことを伝えたいときは、求職者にメールで通知する可能性が高いでしょう。たとえば面接会場の住所、オンライン面接用のURLなどは、メールで通知される傾向にあります。
返信期間
面接通知がきたら、できればその日のうちに、遅くとも1日以内には返信するようにしましょう。返信するスピードが早いと、「本気で入社したいのだろう」「仕事も早くできそう」といったことが伝わります。反対に、返信がなかなか来ないと「面接するのをためらっているのかな」「先延ばしグセがついているのかな」といった、マイナスな印象を抱かれてしまいます。
注意点として、いくら早めの返信が大事だからといっても、夜遅い時間に返信するのは考えもの。返信が21時以降になってしまう場合は、下書きだけにして、送信するのは朝にしておきましょう。もし事情があって、それが難しい場合は、「夜分遅くに大変失礼いたします」の一言をつけ加えるようにしてください。「仕事の関係上、遅い時間になってしまったことをお詫び申し上げます」といった具合に、遅い時間になってしまった理由も添えると印象を下げることはないでしょう。
また、どうしても1日以内に返信できないケースもあると思います。そのときは、下記内容を取り急ぎ連絡しましょう。
たとえば、「仕事のスケジュール調整が必要なため、金曜日の15時までにご連絡いたします」といった具合です。ポイントは「すぐに回答できない理由」と「何日までに連絡するかといった見通し」を伝えること。きちんと理由を説明すれば、採用担当者もきっとわかってくれるでしょう。
なおCCでメールが来ていた場合は、誰かに返信を見落とされないようにするためにも、CCメールは全員に返信するのが無難です。
パターン別返信例
返信パターンはたくさんあるわけではありません。そのため、事前にテンプレートを作成しておくのがおすすめです。あとは言葉を変えるだけの状態になっていれば、クイックな返信が可能になります。
用途に合わせてぜひ、以下テンプレートを使用してみてください。
返信例（日程承諾の場合）
件名：面接日程確認のお礼
[会社の正式名称] [部署名] [担当者の姓名]様
お世話になっております。先日、[応募先名]の求人に応募させていただいた[あなたの姓名]です。この度は面接の機会を設けていただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた[面接日時、例：〇月〇日〇時]に面接に伺う予定です。場所の詳細や何か準備すべきものがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
当日はよろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの姓名]
[住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
返信例（日程が合わず別日程を希望する場合）
件名：面接日程調整のお願い
[会社の正式名称] [部署名] [担当者の姓名]様
お世話になっております。先日[応募先名]の求人に応募いたしました[あなたの姓名]と申します。面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
残念ながら、ご提案いただいた日程につきましては都合がつかず、可能であれば日程の再調整をお願いしたい次第です。以下に、私の都合の良い候補日を挙げさせていただきます。
〈候補日〉
・〇月〇日 〇時以降
・〇月〇日 〇時～〇時
・〇月〇日 〇時～〇時
上記日程でご都合がつかない場合は、貴社のご都合の良い日時を再度ご提案いただけますと幸いです。
お忙しい中、日程調整のお手数をおかけし、大変申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの姓名]
[住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
返信例（面接について質問がある場合）
件名：面接に関する質問
[会社の正式名称] [部署名] [担当者の姓名]様
お世話になっております。先日、[応募先名]の求人に応募させていただいた[あなたの姓名]です。面接の機会をいただき、ありがとうございます。
面接に関して、以下の点についてお伺いしたくメールを送らせていただきました。
- 面接の形式（対面／オンラインなど）について
- 面接当日に必要な持ち物（履歴書、職務経歴書、筆記用具等）について
- 面接場所の詳細住所及び最寄り駅からのアクセス方法について
お忙しい中、恐れ入りますが、上記に関する情報をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの姓名]
[住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
返信例（面接を辞退したい場合）
件名：選考辞退のお知らせ
[会社の正式名称] [部署名] [担当者の姓名]様
お世話になっております。先日、[応募先名]の求人に応募させていただいた[あなたの姓名]です。この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
深く悩んだ末、[辞退理由（例：私のキャリアプランと異なる方向性であることが明確になったため）]により、重苦しい決断ではございますが選考の辞退をお願いしたくご連絡いたしました。貴重なお時間をいただき、お話を伺う機会を提供していただいたこと、心より感謝申し上げます。
突然のご連絡となり、貴社の運営にご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。貴社の一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後も貴社がますます発展されることを願っております。この度は本当にありがとうございました。
敬具
[あなたの姓名]
[住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
電話の場合
企業からの連絡は、メールではなく電話でくる場合もあります。電話の内容は、次の面接案内など、うれしいお知らせが大半なので、慌てず元気よく電話に出るようにしましょう。電話対応をスマートに行うためのポイントは以下3つとなります。
ポイント[1]：応募先の電話番号をアドレス帳に登録しておく
応募・選考中の会社は、アドレス帳に登録するのがおすすめ。就職活動中は、知らない電話番号から電話がかかってくることが多くなり、誰からの電話なのかわからないといった状況になってしまいがちです。事前にわかっている電話番号を登録し、以前かかってきた電話番号も登録しておけば、誰からの電話なのか、わかるようになります。
ポイント[2]：留守番電話を設定しておく
留守番電話の設定をしておくのも、おすすめです。これにより、電車などに乗っていて、電話に出られないとき、企業が伝言メッセージを残してくれるようになります。その結果、要件を把握したうえで電話をかけ直すことが可能になるのです。コミュニケーションをスムーズにとるためにも、留守番電話サービスを利用したほうがいいでしょう。
ポイント[3]：すぐにメモできるようにしておく
いつどこで電話がかかってきても、メモできるように準備しておきましょう。ペンとメモ帳でも、メモアプリでも構いません。すぐメモできないときは、「メモの準備をしますので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか？」と伝えて準備しましょう。そして、面接日程や持ち物といった情報は必ずメモするようにしてください。重要な情報に関しては復唱して、メモの内容を再確認しておくと確実でしょう。
まとめ
面接通知の返信は、求職活動の一環として非常に重要です。返信する際には、迅速かつ丁寧に行うことが大切です。用途別の返信テンプレートを活用し、ポイントを押さえた上で対応することで、印象を良くすることができます。また、返信時刻にも注意し、遅い時間の返信は避ける、返信できない場合はその旨を速やかに伝えるなど、礼儀正しく対応することが求められます。これらのポイントを心掛け、面接の機会を有意義なものにしましょう。
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