どれほど優秀な人でも、基本的なマナーを欠いてしまうと、一緒に仕事をしたいと思えないことがあります。
ビジネスの現場では、成果や数字だけではなく、マナーや礼儀作法も重要です。
ビジネスマナーがないと、「この人／この会社は信頼できない」と思われかねません。
本記事では、ありがちなビジネスマナーのNG行動を取り上げ、ダメな理由や対処法を解説していきます。
ビジネスマナーのNG行動10選
ビジネスマナーとして、やってはいけないNG行動は、以下の10個が挙げられます。
NG1．質問メール・チャットを無視する
質問や問い合わせメール・チャットを無視するのは、典型的なNG行動です。
口頭の質問を無視するケースはほとんどないのに、メールやチャットの質問となると無視する現象は、よく見受けられます。
メール無視・チャット無視がダメな理由は、相手をずっと待たせることになってしまうからです。
相手の心中は、「納期に間に合うように、話を進めていいのかな」「もう少し待つべきなのかな」など、きっとモヤモヤしていることでしょう。
質問や問い合わせ内容に回答できないときの対処法としては、「確認中です。〇日までにご返答します」といった回答をするのがおすすめです。
「確認中ですのでしばらくお待ちください」などの回答は、少なくともメールを受け取っていることがわかるので、相手に安心感を与えることができます。
NG2．商談や会議の事前準備をしない
商談や会議で事前準備をせずに臨むことは、社会人として、基本的にNG行為です。
たとえば、この資料に目を通しておいてくださいと言われたのに、何も読んでいないようなケースになります。
事前準備をしないのがダメな理由は、必要以上に相手の時間を奪いかねないからです。
また、「真剣さに欠ける」「この人には任せられない」と受け止められ、信頼を失う可能性もあります。
対処法としては、議題や資料を事前に確認し、想定質問に備えておくことです。
さらに言えば、準備の姿勢そのものが、相手への敬意を示します。
NG3．会議中に内職（別作業）をする
会議中や打ち合わせ中に内職（別の作業をすること）は、多くの場合、NG行動です。たとえば急に話を振られたときに、全然聞いていなくて、的外れな回答をしてしまうシーンなどが考えられます。
会議中の内職がダメな理由は、相手のことを尊重せず、軽く扱っている印象を与えかねないからです。人が一生懸命話しているときに、メール対応をしたり、ネットで調べ物をしたりされることは、あまり気分のよいことではありません。
対処法としては、まず、目の前の仕事に追われ過ぎている状況をなんとかすることでしょう。はたまた、そもそも出席する必要がない会議の可能性もあります。
NG4．指示通りに仕事をしない
上司・クライアントの依頼内容を勝手に変更するのは、NG行為です。たとえば「依頼内容やマニュアルをきちんと読まない」「そもそも指示を理解できていない」「自分のこだわりが強い」などのケースが考えられます。
指示通りやらないとダメな理由は、自己流で作業をされてしまうと、手戻りが発生してしまうことがあるからです。
また、作業品質の低下につながることもあります。対処法としては、依頼内容に疑問点や懸念点があれば、作業前の段階で確認しておくことです。
「こういう理解であっていますか」「このやり方でもいいですか」などと確認する作業を怠らず、合意を得てから変更することが信頼獲得につながります。
NG5．レスポンスが極端に遅い
レスポンス・返信が極端に遅いことは、社会人あるあるのNG行為です。たとえば質問メールして、返事が返ってくるのが、3～4日以上かかるケースになります。
レスポンスが遅いことがダメな理由は、相手が対応中か、見落としているか、忘れているかわからないからです。そのため、たとえばリマインドメールの送付など、相手に余計な手間をかけさせてしまう懸念があります。
対処法としては、24時間以内（1営業日以内）に、初回返信をしてしまうことです。今すぐ回答できない内容は、「詳細は改めてご連絡します」などと伝えましょう。
NG6．あいまいな返事・回答をする
あいまいな返事・回答をすることは、できるかぎり避けたほうがよいNG行動です。たとえば「検討いたします」「なるべく早く対応します」「たぶん大丈夫です」などと、言い切らない行為になります。
あいまいな返事・回答がダメな理由は、誤解やトラブルを招きやすくなるからです。また結論を先延ばしすると、次のアクションがとれなくなり、物事が進まなくなってしまいます。
対処法は、仮決めであったとしても、まずは結論を出してみることです。「〇日までに判断します」「条件Aなら承諾します」と期限や条件など、少しでも明確にできるものがないか考えてみましょう。
NG7．相手の話を途中で遮る
人の話を最後まで聞かないで、途中で相手の話を遮ることは、基本的にNG行動です。もちろん、相手の話が長すぎる場合や急いでいる場合などは、臨機応変な対応が必要になります。
話を遮るのがダメな理由は、「話を聞いてもらえないストレス」や「相手にわかってもらえないストレス」を与えてしまうからです。人間には承認欲求があり、自分の話を聞いてほしい、理解してほしいと思う人は少なくありません。
対処法としては、憶測で決めつけないで、一度最後まで聞いてみるという方法があります。
そして、その傾聴内容を要約して確認することで、理解力と誠意の両方を示せます。
NG8．約束した期限を守らない
人の話を最後まで聞かないで、途中で相手の話を遮ることは、基本的にNG行動です。もちろん、相手の話が長すぎる場合や急いでいる場合などは、臨機応変な対応が必要になります。
話を遮るのがダメな理由は、「話を聞いてもらえないストレス」や「相手にわかってもらえないストレス」を与えてしまうからです。人間には承認欲求があり、自分の話を聞いてほしい、理解してほしいと思う人は少なくありません。
対処法としては、憶測で決めつけないで、一度最後まで聞いてみるという方法があります。
そして、その傾聴内容を要約して確認することで、理解力と誠意の両方を示せます。
NG9．相手の意見を否定から入る
相手の意見の否定から入るような話し方は、失礼な行為であり、NG行動です。たとえば「それは違いますね」「それは無理ですね」などと、頭ごなしに否定してしまうケースになります。
否定から入る話し方がダメな理由は、相手が人格否定された気分になりやすいからです。それに加えて、否定ばかりする人と話していると、疲れてしまいます。
対処法としては、仮に否定的な意見を言うとしても、「ポジティブ→ネガティブ→ポジティブ」のサンドイッチ型で伝えることです。「確かに一理あります」「その視点もありますね」と好意的に受け止めたうえで、違う意見や懸念点を伝え、「ただ、この点はすばらしいと思います」のような伝え方になります。
NG10．お礼・感謝の言葉を言わない
何かご厚意を受けても、お礼・感謝の言葉を言わないのは、ビジネスでもNG行動です。仕事を手伝ってもらっても、当然のことのように考えて、何も反応がないイメージになります。
お礼を言わないとダメな理由は、誰も手を貸してあげたいと思わないような状況に陥りやすいからです。特にチームで仕事をするとき、良好な人間関係を築いていると、仕事にもよい影響を与えます。
対処法の1つとしては、会話・メール・チャットなどの冒頭付近に、お礼の言葉を添えてみることです。たとえば、「先日はありがとうございました」「お忙しい中ありがとうございます」といった言い回しがあります。
対応が早くて助かったなど、どの点が助かったのか具体的にわかる言い方がベターです。
ビジネスマナーのNG行動まとめ
ビジネスマナーのNG行動は、一見すると小さなことに思えるかもしれません。しかし積み重なることで「信頼できない人」というレッテルにつながり、キャリアや成果に大きな影響を及ぼします。
「早く返信する」「準備する」「傾聴する」「感謝を伝える」。
まずは、この基本を徹底するだけで、仕事の信頼度は格段に高まります。
そしてマナーは、単なる形式ではなく、相手を尊重する気持ちをどう行動に表すかでもあります。
相手を大切にする思いは、ビジネスでの成果を左右する大きなポイントになりえるのです。
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